8 способов защитить конфиденциальные данные

В этой статье мы приведём 8 рекомендаций касательного того, как обезопасить наиболее важную информацию своей компании от недоброжелателей.

Более подробная информация по защите конфиденциальной информации на сайте RTM Group.

1. Сохраняйте только то, что необходимо

Чем больше информации вы собираете о своих клиентах и сотрудниках, тем больше вам нужно ее защищать. Компании часто сохраняют больше информации, чем необходимо, и в случае утечки данных страдают именно их клиенты.

Чтобы ограничить возможности хакеров, сохраняйте только ту информацию, которая вам действительно нужна для ведения бизнеса. Не собирайте лишнего, а если информация нужна вам лишь временно, избавьтесь от нее после использования.

2. Проводите инвентаризацию информации.

Ноутбуки, смартфоны, планшеты и флэш-накопители предоставляют множество удобных способов хранения и передачи информации. Но это также значительно увеличивает риски попадания конфиденциальных данных в чужие руки.

Отслеживайте, какую информацию вы храните и где, а также уточните, кто имеет к ней доступ. Убедитесь, что этот перечень информации включает как электронные файлы, так и физические документы с конфиденциальной информацией.

3. Следите за кибербезопасностью.

Эксперты и специальные инструменты хоть и обходятся в круглую сумму, но эти траты со временем помогают избежать куда больших финансовых потерь (и не только). Не поленитесь обратиться в сертифицированную компанию, которая занимается информационной безопасностью. Проведите анализ системы на уязвимости, а при необходимости – пентест. Учитывайте все рекомендации специалистов. Не игнорируйте предупреждения о возможных киберугрозах.

4. Надежно храните бумажные документы.

Атаки хакеров – очень серьёзная, и, к сожалению, широко распространённая угроза. Однако физические носители информации в плохих руках – это ничуть не меньшая проблема. Если документы содержат конфиденциальную информацию, важно защитить их от посторонних глаз.

Храните документы в запертой картотеке или комнате, доступ к которой имеют только самые доверенные сотрудники. Утилизируйте документы, пропустив их через шредер.

5. Установите внутренний контроль для защиты от мошенничества со стороны сотрудников.

Независимо от того, насколько вы доверяете своим сотрудникам, разумно использовать средства внутреннего контроля для ограничения риска мошенничества. В противном случае они могут нецелевым образом использовать средства компании или украсть информацию о клиентах.

Обеспечьте доступ каждому сотрудника только к той информации, которая необходима ему для работы. Убедитесь, что ваши системы регистрируют информацию, к которой получает доступ каждый сотрудник. Установите разделение обязанностей, чтобы не допустить чрезмерной ответственности одного человека. Например, вместо того, чтобы один работник делал покупки и просматривал отчеты о расходах, распределите эти задачи между двумя сотрудниками.

6. Контролируйте рабочие аккаунты своих сотрудников.

Любой аккаунт сотрудника – это вероятная лазейка для хакера к вашей самой ценной информации. Чтобы защитить бизнес от взлома аккаунтов сотрудников, необходимо анализировать их журналы и поведение, устанавливая предупреждения на основе правил. Таким образом, вы сможете выявить необычные попытки входа в систему, которые часто указывают на наличие хакера внутри учетной записи.

7. Прописывайте правила работы с конфиденциальными данными в NDA.

Во все трудовые договоры включайте текст, запрещающий сотрудникам делиться определенными видами информации. Каждый раз, когда это происходит, данные передаются по каналу, который, даже если он очень защищен, все равно теоретически может быть взломан.

Обратите внимание – речь не только о цифровых каналах. Даже простая неформальная беседа с сотрудником вживую может стать источником полезной информации для хакера или иного злоумышленника.

8. Планируйте свои действия в случае утечки данных.

Всегда нужно быть готовым к худшему сценарию. То, как вы реагируете на инциденты безопасности, может стать разницей между потерей незначительной данных и фатальной утечкой конфиденциальной информации критической важности. Ваш план должен включать следующие шаги:

• Немедленно закрыть все дыры. Отключите и выключите все взломанные компьютеры и прекратите использование взломанных программ.
• Уведомить соответствующие стороны. В зависимости от того, какая информация была украдена, вам может понадобиться уведомить об этом клиентов и правоохранительные органы.
• Расследуйте случившееся. Проведите внутреннюю проверку или наймите агентство, чтобы выяснить, что пошло не так.